Les formalités juridiques sont des démarches légales obligatoires pour rendre effectifs des évènements particuliers pour une personne physique ou morale. Pour les personnes physiques, elles peuvent concerner le changement de nom patronymique ou du régime matrimonial. Pour les personnes morales, elles interviennent à la création, au courant de la vie et à la disparition de l’entreprise. Après quelques étapes, les formalités juridiques consistent en des déclarations auprès de l’administration compétente. L’autorité à qui s’adresser dépend de la nature de votre activité : commerciale, artisanale, libérale ou agricole. Les formalités juridiques impliquent différentes personnes. Elles concernent de près ou de loin, les associés, les dirigeants et les commissaires aux comptes. Faisons le point sur les différentes formalités juridiques et les démarches à suivre pour les réaliser.
Les formalités juridiques : quelles sont-elles ?
Les obligations de déclarations administratives s’appliquent dès la création d’une société, au cours de la vie sociale et à sa fermeture. La négligence dans la réalisation de ces démarches légales est passible de sanctions, selon le cas.
En principe, une assemblée générale permet de décider la majorité des modifications dans une société. Selon la situation, les formalités juridiques relèvent d’événements ordinaires ou extraordinaires.
Les formalités juridiques ordinaires
Les formalités juridiques ordinaires s’effectuent après les décisions prises en assemblée générale ordinaire (AGO). La première se rapporte à l’immatriculation de toute forme sociale. La formalité juridique annuelle dans une société commerciale est le dépôt des comptes annuels.
Formalités juridiques de création d’une société
Les associés inscrivent leur décision de création en signant les statuts rédigés pour la société. À côté des statuts, ils peuvent élaborer un pacte d’associés pour régir leur relation interne. La nomination des dirigeants peut être statutaire. Autrement, les décisions sont matérialisées dans un procès-verbal. Par contre, l’entrepreneur individuel ne rédige pas de statuts et est le dirigeant de son entreprise. À la création de l’entité, le représentant légal doit préparer les pièces nécessaires à l’identification de la société.
Afin de réaliser les formalités juridiques, une attestation de la banque ou du notaire certifie le dépôt du capital social libéré. Un justificatif de siège social est requis selon la domiciliation que vous avez choisie. Les dirigeants doivent établir une déclaration de non-condamnation et y associer leur carte d’identité. Le représentant légal doit publier une annonce légale pour aviser les tiers de la création de la société. Avant de remplir le formulaire M0, vous devez également décider de la fiscalité de votre entreprise. Vous devez choisir entre l’impôt sur le revenu (IR) et l’impôt sur les sociétés (IS) en fonction des exigences de la forme juridique de la société. Lorsque cette dernière est assujettie à la TVA, vous devez aussi décider entre un paiement mensuel ou trimestriel.
Note : La formalité juridique d’immatriculation d’une entreprise est normalement accompagnée d’une formalité de déclaration des bénéficiaires effectifs. À défaut, vous devez effectuer cette deuxième formalité dans un délai de 15 jours au maximum après le récépissé du dépôt de dossier d’immatriculation.
Lorsque vous exercez une activité réglementée, vous êtes dans l’obligation de vous conformer aux exigences légales. Par exemple, pour devenir transporteur de marchandises, vous devez demander une autorisation préalable à la Direction régionale de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement (DREAL) avant de vous immatriculer.
Formalités juridiques de dépôt des comptes annuels
Pour une bonne gestion de la société, les associés se réunissent en assemblée générale ordinaire chaque année. Cette réunion concerne l’approbation des comptes par les associés. En effet, le dirigeant leur présente les documents comptables de l’exercice social qui vient de s’écouler. Ils sont constitués par le bilan, le compte de résultats et d’éventuelles annexes comme le rapport de gestion ou l’inventaire. Ensuite, ils décident de l’affectation du résultat : incorporation dans les réserves, report à nouveau ou distribution sous forme de dividende.
Les décisions sont transcrites dans un procès-verbal. Après l’approbation des comptes par les associés, le représentant légal doit effectuer le dépôt des comptes annuels. Bien que le dépôt des comptes ne soit pas une obligation juridique, mais comptable, les sociétés commerciales en sont contraintes. Les formalités juridiques y afférentes sont réalisées auprès du greffe du tribunal de commerce de ressort.
Formalités juridiques exceptionnelles
Les formalités juridiques exceptionnelles ne relèvent pas de l’ordinaire. En effet, elles concernent les décisions prises en assemblées générales extraordinaires (AGE). Souvent, elles sont accompagnées de la modification des statuts. Les formalités reprennent plus ou moins les pièces nécessaires à la création de sociétés, mises à jour selon les circonstances.
Formalités juridiques de modifications diverses
Au cours de la vie sociale, les modifications courantes qui exigent des formalités juridiques concernent l’identité de l’entreprise. Les modifications de l’identification de la personne morale se rapportent :
au transfert du siège social ;
aux opérations sur le capital (augmentation, réduction, changement de capital variable) ;
à la continuation malgré des capitaux propres devenus inférieurs à la moitié du capital social ;
à la reconstitution des capitaux propres ;
à la forme juridique ;
à la réduction de la société pluripersonnelle à une société unipersonnelle, et inversement ;
la dénomination et/ou le sigle ;
aux noms de domaines Internet ;
à l’adhésion de l’entreprise à l’économie sociale et solidaire ;
à la date de clôture de l’exercice social ;
à la durée de la personne morale.
Par ailleurs, les changements dans les organes de gestion, de direction, d’administration ou de contrôle font aussi l’objet de formalités juridiques. Aussi, l’ajout d’un établissement secondaire et l’adjonction ou la modification de l’activité de la société doivent être déclarés officiellement.
Ces différentes formalités légales présentent des particularités pour chaque société. Il est intelligent de solliciter l’aide des professionnels du droit.
Formalités juridiques de dissolution et de radiation
À la cessation de l’activité de l’entreprise, les formalités juridiques à réaliser concernent la dissolution et la radiation. Au moment où vous décidez d’arrêter votre activité, vous pouvez opter pour une mise en sommeil ou une cessation temporaire d’activité pour les entreprises individuelles. Autrement, vous procédez à la dissolution en entamant la liquidation de votre société. À la radiation vous supprimez définitivement votre enregistrement au registre du commerce et des sociétés.
Formalités juridiques de cessions de titres
Un des événements qui impliquent des formalités juridiques dans une société est la cession de parts sociales ou d’actions. Les actes de cession doivent être enregistrés au service des impôts des entreprises. Ensuite, vous devez déposer ces actes au greffe et effectuer les modifications nécessaires. Ces dernières peuvent concerner la mise à jour des statuts et du registre des bénéficiaires effectifs, le cas échéant.
Formalités juridiques : quelle est la démarche ?
Les formalités juridiques font partie intégrante de la vie d’une société. À côté de l’immatriculation, de la dissolution et la radiation, différents évènements entraînent des modifications au sein de la société. Les formalités juridiques à réaliser dépendent indiscutablement de la nature des modifications. Néanmoins, vous devez vous rapprocher des centres de formalités prenant en charge la nature de votre activité :
Pour les activités commerciales, vous devez déposer le dossier auprès de la Chambre du Commerce et de l’Industrie ou du greffe ;
Pour les activités agricoles, l’autorité habilitée est la Chambre d’agriculture ;
Pour les activités artisanales, il faudrait vous enregistrer dans le registre des métiers. Pour ce faire, vous devez vous rapprocher de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA) ;
Pour les activités libérales, vous devez vous adresser à l’URSSAF.
La plateforme dématérialisée Infogreffe permet d’effectuer un dépôt de dossier en ligne pour toutes les formalités juridiques. Le dossier est ensuite transmis vers les centres de formalités concernés selon la nature de l’activité.
Pour remplir les exigences de chaque formalité juridique, vous devez vous renseigner. Nous admettons que votre situation est exceptionnelle, rien ne vaut les conseils de juristes qualifiés. Pour effectuer les formalités juridiques de votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire de contact.
