Comment définir l’exercice social dans les statuts ? Une question qui intrigue les entrepreneurs à la création de leurs sociétés. L’exercice social est délimité par une date de début et une date de clôture. Les comptables recensent et évaluent les opérations économiques au sein d’une société pendant cette période. Les sociétés commerciales doivent remplir leurs obligations comptables et fiscales à la clôture de l’exercice social. Est-ce que l’exercice social est délimité par la loi ? Afin de bien définir l’exercice social dans les statuts, nous vous expliquons les mentions importantes et vos obligations à la clôture de l’exercice social. Au cours de la vie de la société, il est de nouveau possible de définir l’exercice social dans les statuts. Nous présentons aussi la démarche à suivre pour modifier la date de clôture de l’exercice social.
Exercice social dans les statuts : les mentions importantes
Avant d’immatriculer une société, il faut définir l’exercice social à mettre dans les statuts. Cette durée permet aussi d’évaluer les performances de l’entreprise au courant de sa vie. La clause statutaire correspondante doit mentionner les dates de début et de clôture de l’exercice social. La fin du premier exercice peut faire l’objet d’une exception qui doit être précisée.
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Exercice social dans les statuts : les dates de début et de clôture
La clause qui définit l’exercice social dans les statuts doit mentionner une durée de 12 mois. Il est courant de choisir le 1er janvier pour le début de l’exercice social et le 31 décembre pour la clôture. En effet, faire correspondre l’année comptable avec l’année civile est intéressant pour la plupart des activités.
Toutefois, le choix de ces deux dates dépend de l’activité de la société. Pour une activité saisonnière, il est possible d’opter pour un exercice social qui cadre avec les périodes de pics. Par exemple, une auberge située près de la plage de Pampelonne à Saint-Tropez accueille de nombreux touristes en été. Il est préférable de définir un exercice social dans les statuts qui se termine le 31 mars. Cette option permet de faciliter la gestion.
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Exercice social dans les statuts : le premier exercice
Dans une entreprise, le premier exercice social demeure une période spécifique. Dans cette phase de démarrage, les activités peuvent ne pas encore se rentabiliser. L’entrepreneur a la possibilité de définir l’exercice social dans les statuts selon ses besoins. En effet, la durée du premier exercice social peut dépasser les 12 mois. Lorsque vous immatriculez votre société par exemple, le mois d’avril, vous pouvez opter pour un premier exercice comptable de 8 ou 20 mois. Avec 8 mois de premier exercice social, vous clôturez la fin de l’année en cours. Avec 20 mois, vous terminez votre premier exercice à la fin de l’année suivante. Ainsi, la durée du premier exercice social ne peut excéder une période de 24 mois. Si vous vous retrouvez dans cette situation, il faut mentionner la date de clôture du premier exercice adéquate dans la clause statutaire.
Exercice social dans les statuts : les obligations à la clôture d’exercice
Tout entrepreneur doit connaître les obligations relatives à la date de clôture de l’exercice social dans les statuts. Au terme de l’exercice social, le comptable arrête les comptes de la société. Les comptes annuels regroupent les documents comptables suivants :
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Le bilan qui résume la situation de l’entreprise sous forme d’actifs et de passifs ;
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Le compte de résultat qui mentionne la dynamique du bilan au cours de l’année qui s’écoule ;
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L’inventaire du patrimoine de la société ;
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Le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant ;
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Le rapport de gestion le cas échéant.
Les obligations à la clôture de l’exercice social concernent : l’approbation des comptes, le dépôt des comptes annuels et le paiement d’impôts.
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Exercice social dans les statuts : l’approbation des comptes
Les comptes annuels doivent être présentés à l’assemblée des associés. L’approbation des comptes s’effectue dans les 6 mois après la date de clôture de l’exercice social dans les statuts. Pour réaliser cette procédure, le dirigeant de la société convoque les associés à une assemblée générale ordinaire (AGO). Les associés agréent les comptes annuels et décident de l’affectation des bénéfices réalisés au sein de la société. Ces profits peuvent être affectés aux réserves, introduits dans le capital social ou versés aux associés sous forme de dividendes. Les décisions de l’assemblée des associés sont matérialisées dans un procès-verbal (PV). Les associés signent cet acte sous seing privé.
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Exercice social dans les statuts : le dépôt des comptes
Dans le mois qui suit l’approbation des comptes, le représentant légal de la société effectue le dépôt des comptes annuels. La formalité est effectuée auprès du greffe du tribunal de commerce de ressort du siège social. Le dossier comprend :
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Le procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes annuels ;
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Les comptes annuels, dont le bilan et le compte de résultat ;
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Le rapport du commissaire aux comptes, s’il y en a ;
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Une déclaration de confidentialité lorsque vous décidez de ne pas rendre public votre compte de résultat ;
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Un pouvoir si vous confiez la formalité à un mandataire.
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Exercice social dans les statuts : le paiement d’impôts
À la fin de chaque exercice social, la liasse fiscale doit être déposée au service des impôts des entreprises (SIE). Le représentant légal de la société inscrit dans ce document le bilan et les comptes de résultat incluant la déclaration de résultat. Le résultat imposable de la société est déduit. Ensuite, l’impôt sur le revenu (IR) ou l’impôt sur les sociétés (IS) sont calculés.
Par ailleurs, la TVA est prélevée pour les sociétés qui en sont assujetties. Pour les prélèvements trimestriels de la TVA, il faut bien définir la date de clôture de l’exercice social dans les statuts. En effet, il est plus pratique de fixer la date par rapport aux trimestres. Les mois de mars, juin, octobre et décembre conviendraient pour ces circonstances.
Exercice social dans les statuts : la modification de la date de clôture
Selon l’exigence des activités et les besoins de la société, il est possible de changer la date de clôture de l’exercice social dans les statuts. Une assemblée générale extraordinaire (AGE) décide cette modification. Le représentant légal doit déclarer l’évènement auprès des centres de formalités des entreprises (CFE). Les pièces à préparer pour la formalité comprennent :
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Le procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire (AGE) de modification de la date de clôture de l’exercice social ;
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Les statuts présentant la mise à jour de la clause sur l’exercice social ;
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Un formulaire M2 ;
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Un pouvoir lorsque la formalité est réalisée par un mandataire.
Ainsi, la loi impose une durée de 12 mois pour définir l’exercice social dans les statuts. Les dates de début et de clôture de cet exercice comptable, ainsi que la durée du premier exercice dépendent de l’activité exercée par la société. Le choix relève aussi des associés fondateurs. Les sociétés commerciales comme les SAS, SARL ou SA doivent déposer leurs comptes annuels au greffe après l’approbation des associés. Ensuite, la liasse fiscale est transmise par le dirigeant au SIE qui déduit le résultat imposable. Par ailleurs, il est possible de modifier la date de clôture de l’exercice social.
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