La domiciliation d’entreprise en ligne consiste à assigner le siège social d’une entreprise à une société de domiciliation en ligne. Cette dématérialisation peut être adoptée au début ou au cours de la vie de l’entreprise. Que vous recherchiez une adresse pour le siège social de votre entreprise en création ou que vous souhaitiez transférer votre adresse actuelle, la domiciliation d’entreprise en ligne se présente comme une solution potentielle.
Pour connaître tout sur domiciliation d’entreprise en ligne, vous trouverez dans cet article son fonctionnement, ses avantages et inconvénients ainsi que la démarche à suivre pour l’accomplir.
Tout sur la domiciliation d’entreprise en ligne – le fonctionnement
Pour pouvoir déclarer son activité ou immatriculer son entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au registre des métiers (RM), il faut lui attribuer une adresse fiscale et juridique qui est le siège social. Le siège social de l’entreprise peut être fixé en un endroit parmi : le domicile du dirigeant, le local (propriété ou en location) où l’entreprise exerce ses activités, une pépinière d’entreprises et une société de domiciliation.
On parle de domiciliation d’entreprise quand un entrepreneur dénommé « domicilié » choisit d’établir l’adresse du siège social de son entreprise auprès d’une société de domiciliation appelée « domiciliataire ». De leur accord naît un contrat de domiciliation. Si l’opération se fait en ligne, l’entrepreneur effectue une domiciliation d’entreprise en ligne. Dans ce cas, la société de domiciliation en ligne doit détenir un agrément préfectoral qui l’autorise à assumer le rôle de domiciliataire. Cet agrément est renouvelé tous les six ans.
L’entreprise domiciliée s’engage à mentionner son contrat de domiciliation au RCS de son entreprise et à notifier le domiciliataire de tout changement juridique statutaire. La société domiciliataire doit informer le greffe du tribunal de commerce sur toute cession de domiciliation d’un de ses clients en ses locaux.
La domiciliation d’entreprise en ligne peut être effectuée de manière permanente ou provisoire. Le contrat de domiciliation mentionne la période pour laquelle il entre en vigueur, les dispositions de renouvellement ou de cession incluant le délai de préavis, les engagements de chaque partie concernant le forfait, les prestations concernées et les coûts y afférents.
Tout sur la domiciliation d’entreprise en ligne – les avantages
La domiciliation d’une entreprise en ligne présente différents atouts surtout quand vous démarrez votre activité. La dématérialisation optimise la gestion de votre porte-monnaie et de votre planning et vous pouvez jouir de différentes prestations additionnelles.
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La possibilité de faire des économies en domiciliant son entreprise en ligne
En choisissant une société domiciliataire en ligne comme siège social de votre entreprise, vous gagnez en temps et en argent. Vous pouvez boucler la procédure en quelques minutes à tout moment et en tout endroit sans vous déplacer. Vous vous passez des exigences et frais liés au contrat de bail commercial tout en gardant votre identité loin des indiscrétions. Aussi, quand vous envisagez de transférer le siège social de votre entreprise, la domiciliation d’entreprise en ligne permet de réduire vos charges.
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Un opportunité de gagner en crédibilité pour la domiciliation d’entreprise en ligne
Domicilier son entreprise chez soi demeure le choix le plus économique mais ce n’est pas toujours possible surtout si vous préférez travailler en discrétion et vous montrer crédible auprès de vos clients. Ensuite, le bail commercial peut vous occuper par les formalités administratives et vous engendrer plus de frais. Aussi, les critères d’intégration des pépinières d’entreprises peuvent vous paraître difficiles à remplir. Heureusement, des sociétés de domiciliation d’entreprises en ligne peuvent vous proposer de prestigieuses adresses et une accessibilité incomparable selon votre activité et ses exigences en notoriété.
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La disponibilité des services annexes proposés par le domiciliataire
Les sociétés domiciliataires en ligne peuvent vous offrir un éventail de services supplémentaires. Selon les dispositions de votre contrat de domiciliation, vous pouvez profiter du service de gérance et de transfert de votre courrier, d’un bureau virtuel affecté d’une permanence téléphonique, voire d’une assistance juridique. Selon les exigences de votre activité, vous pouvez disposer d’espaces de travail ou de salles de réunions en location forfaitaire qui permet de convertir certains de vos coûts fixes en coûts variables. La domiciliation d’entreprise en ligne vous offre ainsi une flexibilité considérable.
Tout sur la domiciliation d’entreprise en ligne – les éventuels inconvénients
Bien que l’usage du numérique est incontestablement avantageux pour la création d’entreprise, particulièrement pour le choix du siège social, il convient aussi de considérer quelques désagréments. Ils concernent les dispositions légales d’engagement, la praticité avec la gestion d’entreprise et la relativité de l’indiscrétion liées à la domiciliation d’entreprise en ligne.
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Une obligation d’engagement dans le cadre d’une domiciliation d’entreprise en ligne
Les services additionnels que vous choisissez en annexe à la domiciliation sont soumis à des frais en sus et risquent d’alourdir vos coûts. Si vous optez pour un contrat de courte durée, vos charges augmenteront. De plus, les dispositions légales requièrent un contrat d’au moins 3 mois renouvelable pour la domiciliation d’entreprise, selon l’article R123-168 du Code de commerce. En choisissant la domiciliation d’entreprise en ligne, vous devez inclure dans vos prévisions cette durée d’engagement et les frais y afférents.
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La possibilité de rencontrer des difficultés lors d’une domiciliation d’entreprise en ligne
La dématérialisation de la domiciliation d’entreprise est une solution idéale en début d’activité. Ensuite, sa praticité dépendra de la distance entre l’adresse choisie et votre domicile ou votre local d’activité. Comme vous ne disposez pas en principe de bureaux réels auprès de votre domiciliataire, en cas de réunion ou de séances de travail effectuées dans ces locaux, vous êtes contraints de transporter vos documents et vos matériels en aller-retour. Pour y remédier et toujours selon les exigences de votre activité, veillez à bien choisir l’adresse à laquelle vous effectuez la domiciliation d’entreprise en ligne.
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La relativité de l’indiscrétion pour une domiciliation d’entreprise en ligne
Le fait de ne pas associer votre adresse personnelle à votre entreprise est désigné comme une garantie face aux indiscrétions. De son côté, la domiciliation d’entreprise en ligne ne l’assure pas absolument. En effet, votre domicile ne figure pas sur les documents émanant de votre société mais elle est consultable sur l’extrait K-Bis qui vous est délivré à la fin de l’immatriculation. Aussi, ce document est accessible sur le site de Infogreffe.
Tout sur la domiciliation d’entreprise en ligne – la démarche
Pour procéder à la domiciliation d’entreprise en ligne, vous devez d’abord choisir une société domiciliataire. Ensuite, elle vous propose un large choix d’adresses pour votre siège social. Puis, vous mentionnez les services annexes pour votre contrat de domiciliation. Ce dernier est généré automatiquement en ligne et vous signez par voie électronique.
Vous pourrez être amené à préparer quelques pièces justificatives à numériser pour compléter la procédure :
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les pièces d’identité de l’entrepreneur (carte d’identité, passeport, permis de conduire)
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un justificatif de domicile de l’entrepreneur de moins de trois mois
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l’extrait K-Bis de l’entreprise ou le statut juridique envisagé pour l’entreprise en création.
Ainsi, votre contrat de domiciliation sert de justificatif à joindre à votre demande d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au registre des métiers et vous pouvez continuer rapidement votre création d’entreprise grâce à la domiciliation d’entreprise en ligne.
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